Publicado el 20 octubre 2026 · Equipo mitza.es
Casi todas las empresas tienen «copias de seguridad». Pocas han comprobado alguna vez que se pueden restaurar. Y esa diferencia es la que separa un mal día de un problema grave: un disco que falla, un empleado que borra una carpeta, una cuenta comprometida o un ataque de ransomware. Esta guía explica cómo montar el backup de una pyme con criterios sencillos, sin comprar nada complicado.
Por qué las copias fallan justo cuando hacen falta
Los fallos más habituales no son técnicos, sino de planteamiento:
- La copia está en el mismo equipo o en el mismo disco que los datos originales, de modo que se pierden a la vez.
- La copia está siempre conectada a la red, así que un ransomware la cifra junto con todo lo demás.
- Nadie ha probado nunca a restaurarla, y descubren que estaba incompleta o corrupta cuando ya es tarde.
- Se copia lo evidente (documentos) pero no el correo, las bases de datos, la web o las configuraciones.
- Quien la configuró se fue de la empresa y nadie sabe dónde está ni cómo se recupera.
La regla 3-2-1, en palabras llanas
Es la pauta más conocida y la más práctica para una pyme:
- 3 copias de tus datos: la original y dos copias más.
- 2 soportes distintos: por ejemplo, un disco o un NAS y un servicio en la nube, para que un mismo fallo no las afecte a todas.
- 1 copia fuera de tu sitio: en la nube o en otra ubicación, para sobrevivir a un robo, un incendio o una inundación.
Hay una versión reforzada que se suele llamar 3-2-1-1-0: añade una copia desconectada de la red o inmutable, que no se pueda modificar ni borrar durante un tiempo, y cero errores al verificar las copias. Esa copia «aislada» es la que te salva cuando un atacante consigue acceso a tus sistemas.
Qué hay que copiar
- Los documentos y archivos de trabajo, tanto de los equipos como de los servidores o carpetas compartidas.
- El correo electrónico y los calendarios, si no tienes una copia propia más allá del servicio que usas.
- Las bases de datos y los programas de gestión: facturación, contabilidad, CRM.
- Tu web o tu tienda online, con sus archivos y su base de datos.
- Las configuraciones y las claves necesarias para volver a poner todo en marcha.
Un matiz importante: que tus datos estén en un servicio en la nube no significa siempre que tengas una copia propia. Revisa las condiciones de tu proveedor para saber qué conserva, durante cuánto tiempo y qué pasa si borras algo por error o alguien accede a tu cuenta sin permiso.
Cada cuánto y durante cuánto tiempo
Dos preguntas lo resuelven. La primera: cuánto trabajo estás dispuesto a perder. Si pierdes el equipo hoy a las cinco, ¿te vale con recuperar lo de esta mañana, lo de ayer o lo de la semana pasada? De ahí sale la frecuencia. La segunda: cuánto tiempo puedes estar parado mientras restauras. De ahí sale qué tipo de copia necesitas y dónde guardarla.
También conviene conservar varias versiones, no solo la última. Si un archivo se corrompe o se cifra y la copia de anoche ya lo copió así, necesitas poder volver a la de la semana anterior.
Cómo protegerte del ransomware
Los atacantes saben que las copias son tu salida y las buscan primero. Por eso la copia fuera de línea o inmutable es lo más importante. Además: usa credenciales distintas para el sistema de copias, activa la verificación en dos pasos y no dejes la unidad de copia montada de forma permanente en los equipos de trabajo. Si quieres entender cómo entran, lo contamos en nuestra guía sobre el ransomware en empresas españolas.
Probar la restauración: la parte que nadie hace
Una copia que nunca se ha restaurado es una esperanza, no una copia. Programa una prueba de restauración periódica: recupera un archivo suelto, una carpeta completa y, al menos una vez al año, un equipo o un servicio entero en un entorno de pruebas. Apunta cuánto has tardado y qué ha fallado. Esa nota vale más que cualquier informe automático de «copia correcta».
Copias de tu web o tu tienda online
Si tienes una web, necesitas dos cosas copiadas: los archivos y la base de datos. Y no en el mismo servidor: si el hosting falla o te lo hackean, la copia que está dentro se pierde con él. Lo ideal es que se guarde fuera del servidor y que alguien compruebe de vez en cuando que se puede restaurar. Es una de las tareas que incluye nuestro mantenimiento web, junto con las actualizaciones y la vigilancia de seguridad.
Las copias también son datos personales
Si tus copias contienen datos de clientes o empleados, están sujetas al RGPD. El artículo 32 pide medidas técnicas adecuadas y, entre ellas, la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente. En la práctica: cifra las copias, limita quién puede acceder a ellas y define cuánto tiempo las conservas.
Lista de comprobación para tu empresa
- Sé dónde están todas mis copias y quién es responsable de ellas.
- Cumplo la regla 3-2-1, con al menos una copia fuera de la oficina.
- Tengo una copia desconectada o inmutable.
- Copio correo, bases de datos, web y configuraciones, no solo documentos.
- Conservo varias versiones, no solo la última.
- Las copias están cifradas y con acceso restringido.
- He probado a restaurar algo en los últimos seis meses.
- Alguien más, además de quien las configuró, sabe recuperarlas.
Si respondes «no» a varias, empieza por la prueba de restauración y por la copia fuera del sitio: son las dos que más pesan. Y si prefieres que alguien lo revise contigo, una auditoría de seguridad web es un buen primer paso para tu web, y en Valdemoro y alrededores también te ayudamos con el mantenimiento informático de tu oficina.
Preguntas frecuentes sobre el backup de empresa
¿Basta con un disco externo?
Un disco externo es un buen punto de partida, pero por sí solo es una única copia en el mismo sitio. Añade una copia fuera de la oficina y, si puedes, otra desconectada de la red.
¿Un RAID cuenta como copia de seguridad?
No. Un RAID protege frente al fallo de un disco, pero no frente a un borrado accidental, un virus o un ransomware: lo que se borra o se cifra en un disco, se borra o se cifra en el otro.
¿Es mejor la nube o el disco propio?
Cada uno cubre una cosa. El disco o el NAS se restauran más rápido; la nube protege frente a robos, incendios y fallos de la oficina. La regla 3-2-1 pide combinar ambos.
¿Cada cuánto hay que probar la restauración?
Como mínimo, una prueba parcial cada pocos meses y una completa al menos una vez al año, y siempre que cambies de sistema o de proveedor.