Publicado el 18 octubre 2026 · Equipo mitza.es
VeriFactu es la forma abreviada de llamar al sistema con el que la Agencia Tributaria quiere asegurarse de que los programas de facturación no permiten manipular las facturas. Se habla mucho de él, casi siempre con titulares sobre plazos que cambian, y por eso es fácil perderse. Esta guía deja a un lado el ruido y explica lo que importa a un autónomo o a una pyme: qué es, a quién afecta de verdad, cómo funciona, cuánto cuesta cumplirlo y qué conviene hacer ahora.
VeriFactu en pocas palabras
La base legal es la Ley 11/2021 de medidas contra el fraude fiscal, que obliga a que el software de facturación garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. El desarrollo técnico llegó con el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (el «RRSIF»), y con las especificaciones técnicas que publicó después la Agencia Tributaria.
Dicho sin tecnicismos: cada vez que tu programa emite una factura, genera además un registro que no se puede editar ni borrar a escondidas, que queda encadenado con el anterior mediante una «huella» (un código calculado a partir de su contenido) y que puede comprobarse. El objetivo es que no existan programas capaces de «maquillar» la contabilidad. VeriFactu, escrito también VERI*FACTU, es el nombre de una de las dos modalidades para cumplir, la que envía los registros a Hacienda en el momento de facturar, como verás más abajo.
¿A quién obliga? La regla de los cuatro «no»
La propia Agencia Tributaria lo resume con una regla sencilla. Estás obligado si eres empresario o profesional establecido en España, expides facturas y, a la vez, se cumplen estas cuatro condiciones:
- Usas un programa o sistema informático para expedir facturas, es decir, no facturas exclusivamente a mano.
- No estás en el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), ni de forma obligatoria ni voluntaria.
- No tienes tu domicilio fiscal en el País Vasco ni en Navarra, donde se aplican sus propios sistemas, como TicketBAI.
- No tienes una resolución en vigor que declare que no te aplica el reglamento.
De ahí salen varias consecuencias prácticas. Los autónomos están dentro: el reglamento afecta a personas físicas y jurídicas, y quien tributa en estimación directa debe expedir factura, de modo que queda sujeto. Las sociedades también, porque el reglamento alcanza a todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. En cambio, no te afecta si no emites facturas o si las haces todas a mano sin ningún sistema informático. Y si estás en el SII, tu facturación propia queda fuera, aunque tus operaciones sigan declarándose por ese canal.
Ojo con un matiz: VeriFactu no es lo mismo que la factura electrónica entre empresas. Son obligaciones distintas, con calendarios propios. Si te preguntas cómo encaja la segunda, la explicamos en nuestra guía de la factura electrónica obligatoria.
Las dos modalidades: VERI*FACTU y facturas no verificables
El reglamento permite cumplir de dos maneras. En la modalidad VERI*FACTU, tu programa remite a la Agencia Tributaria, en línea y en el momento de emitir cada factura, el registro correspondiente. Como Hacienda ya lo tiene, esta modalidad no exige firmar electrónicamente los registros. En la otra modalidad, la de facturas no verificables, el programa guarda los registros con las mismas garantías de integridad y trazabilidad, pero no los envía de forma continua; debe poder entregarlos por medios electrónicos si la Administración los requiere.
Cuál conviene depende sobre todo del programa que uses, porque es el fabricante quien decide qué modalidades ofrece. Para la mayoría de autónomos y pymes que facturan con un programa en la nube, la modalidad con envío automático es la que menos trabajo da en el día a día.
Qué cambia en tus facturas
- Código QR. Las facturas emitidas con un sistema de facturación incluyen un QR que permite cotejarlas con la Agencia Tributaria. Si trabajas en modalidad VERI*FACTU, además deben llevar la mención de que son verificables.
- Registros inalterables. Una factura emitida no se «edita»: si hay un error, se corrige con una factura rectificativa o se anula con su propio registro, y todo queda anotado.
- Huella encadenada. Cada registro incorpora el rastro del anterior, de modo que cualquier alteración posterior sería detectable.
- Declaración responsable del fabricante. El proveedor del programa debe declarar que su software cumple el reglamento. Tú no certificas nada, pero sí te corresponde usar software conforme.
¿Es gratis? Cuánto cuesta cumplir
Cumplir con VeriFactu no se paga a Hacienda. El coste, si lo hay, está en el programa de facturación que utilices. La Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita de facturación que puede servirte si tu actividad es sencilla y todavía no usas ningún programa, aunque conviene probarla antes de depender de ella, porque está pensada para necesidades básicas. Si ya trabajas con un programa comercial, lo más habitual es que el fabricante lo adapte e incluya la actualización en tu suscripción; lo prudente es preguntarle por escrito si su versión cumple el reglamento y en qué modalidad.
Cuidado con los programas «gratis para siempre» sin fabricante identificable: si falla la conformidad, la responsabilidad de haber usado un sistema que no cumple recae en quien lo usa, no solo en quien lo vende.
Fechas: cuándo es obligatorio
Las fechas legales vigentes son el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda comunicó que prevé trasladar las obligaciones pendientes a octubre de 2028, pero en la fecha de esta guía todavía hace falta la norma que lo recoja. Hemos separado esa cuestión porque cambia con frecuencia: la tienes siempre al día en nuestro artículo sobre el aplazamiento de VeriFactu y en el calendario de obligaciones digitales.
Mientras tanto, los fabricantes de software sí tienen sus propios plazos de adaptación, así que es normal que tu programa ya te avise de actualizaciones sobre este asunto.
Sanciones por incumplir
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica como infracción grave fabricar, comercializar o tener sistemas que no cumplan las especificaciones. Para quien los usa o tiene, la multa es de 50.000 euros por cada ejercicio en el que el sistema no esté debidamente certificado, cuando debería estarlo, o haya sido alterado. Para el fabricante o comercializador, la multa fija asciende a 150.000 euros por ejercicio con ventas. Son las cuantías de la ley: en la práctica lo que importa es no llegar nunca a ese punto, y eso pasa por usar un programa con fabricante y declaración responsable.
Qué hacer ahora, paso a paso
- Comprueba si te afecta con la regla de los cuatro «no»: si facturas con programa, no estás en el SII y tu domicilio fiscal no es foral, te afecta.
- Pregunta a tu proveedor de facturación si su software cumple el reglamento, en qué modalidad y desde cuándo, y pídelo por escrito.
- Si tienes una tienda online o una web que genera facturas, revisa cómo se conecta con tu programa: pedidos, numeración, abonos y devoluciones tienen que acabar en registros coherentes.
- Haz una prueba con facturas reales de bajo importe antes de que la obligación sea exigible: comprueba el QR, las rectificativas y las anulaciones.
- Forma a la persona que factura: sobre todo, que sepa que una factura emitida no se edita, se rectifica.
Si vendes por internet, el punto tres es el que más sorpresas da. Cuando tu tienda y tu programa de facturación no comparten datos, aparecen facturas duplicadas o huecos en la numeración. Al montar una tienda online o un proyecto de desarrollo web a medida conviene definir desde el principio qué sistema emite la factura y cómo se enlaza con el pedido.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿VeriFactu es obligatorio para los autónomos?
Sí, si facturas usando un programa o sistema informático y no estás en el SII ni en un territorio foral. Los autónomos que facturan exclusivamente a mano, o que no están obligados a expedir factura, quedan fuera.
¿Tengo que cambiar de programa de facturación?
No necesariamente. Si tu programa cumple el reglamento, bastará con actualizarlo. Cámbialo solo si tu proveedor no puede garantizarte la adaptación o no tiene un fabricante responsable detrás.
¿Y si hago mis facturas en Word o Excel?
Lo más probable es que una plantilla de Word o de Excel cuente como sistema informático para facturar, y es difícil que por sí sola garantice inalterabilidad y trazabilidad. Si facturas poco, la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria o un programa sencillo con la adaptación incluida suelen ser mejor opción; ante la duda, consúltalo con tu asesor fiscal.
¿VeriFactu y la factura electrónica son lo mismo?
No. VeriFactu regula el comportamiento del software de facturación frente a Hacienda; la factura electrónica entre empresas regula el formato y el envío entre emisor y receptor. Habrá que cumplir ambas, cada una con su calendario.