Publicat pe 18 octombrie 2026 · Echipa mitza.es
VeriFactu este denumirea prescurtată a sistemului prin care Agenția Fiscală spaniolă (AEAT) vrea să se asigure că programele de facturare nu permit manipularea facturilor. Se vorbește mult despre el, aproape mereu prin titluri despre termene care se schimbă, și de aceea e ușor să te pierzi. Acest ghid lasă zgomotul deoparte și explică ce contează pentru un PFA (liber-profesionist) sau pentru un IMM: ce este, pe cine afectează cu adevărat, cum funcționează, cât costă conformarea și ce merită făcut acum.
VeriFactu pe scurt
Baza legală este Legea 11/2021 privind măsurile împotriva fraudei fiscale, care impune ca software-ul de facturare să garanteze integritatea, conservarea, accesibilitatea, lizibilitatea, trasabilitatea și inalterabilitatea înregistrărilor. Dezvoltarea tehnică a venit cu Decretul regal 1007/2023, care aprobă Regulamentul sistemelor informatice de facturare („RRSIF”), și cu specificațiile tehnice publicate ulterior de Agenția Fiscală.
Spus fără termeni tehnici: de fiecare dată când programul tău emite o factură, generează și o înregistrare care nu poate fi editată sau ștearsă pe ascuns, care rămâne legată de cea anterioară printr-o „amprentă” (un cod calculat pe baza conținutului ei) și care poate fi verificată. Scopul este să nu existe programe capabile să „aranjeze” contabilitatea. VeriFactu, scris și VERI*FACTU, este numele uneia dintre cele două modalități de conformare, cea care trimite înregistrările către fisc în momentul facturării, așa cum vei vedea mai jos.
Cui i se aplică? Regula celor patru „nu”
Chiar Agenția Fiscală o rezumă printr-o regulă simplă. Ești obligat dacă ești întreprinzător sau profesionist stabilit în Spania, emiți facturi și, în același timp, sunt îndeplinite aceste patru condiții:
- Folosești un program sau un sistem informatic pentru a emite facturi, adică nu facturezi exclusiv de mână.
- Nu ești în Sistemul de Informare Imediată privind TVA (SII), nici obligatoriu, nici voluntar.
- Nu ai domiciliul fiscal în Țara Bascilor sau în Navarra, unde se aplică propriile sisteme, precum TicketBAI.
- Nu ai o rezoluție în vigoare care să declare că regulamentul nu ți se aplică.
De aici rezultă mai multe consecințe practice. PFA-urile (liber-profesioniștii) sunt incluse: regulamentul privește persoanele fizice și juridice, iar cine plătește impozit în regimul de estimare directă trebuie să emită factură, deci intră sub incidența lui. Societățile la fel, deoarece regulamentul se extinde asupra tuturor contribuabililor la Impozitul pe Profit. În schimb, nu te afectează dacă nu emiți facturi sau dacă le faci pe toate de mână, fără niciun sistem informatic. Iar dacă ești în SII, facturarea ta proprie rămâne în afara regulamentului, chiar dacă operațiunile tale continuă să fie declarate pe acel canal.
Atenție la o nuanță: VeriFactu nu este același lucru cu factura electronică între companii. Sunt obligații diferite, cu calendare proprii. Dacă te întrebi cum se încadrează a doua, o explicăm în ghidul nostru despre factura electronică obligatorie.
Cele două modalități: VERI*FACTU și facturi neverificabile
Regulamentul permite conformarea în două moduri. În modalitatea VERI*FACTU, programul tău trimite Agenției Fiscale, online și în momentul emiterii fiecărei facturi, înregistrarea corespunzătoare. Cum fiscul o are deja, această modalitate nu cere semnarea electronică a înregistrărilor. În cealaltă modalitate, cea a facturilor neverificabile, programul păstrează înregistrările cu aceleași garanții de integritate și trasabilitate, dar nu le trimite în mod continuu; trebuie să poată să le predea pe cale electronică dacă Administrația le solicită.
Care ți se potrivește depinde mai ales de programul pe care îl folosești, pentru că producătorul decide ce modalități oferă. Pentru majoritatea PFA-urilor și IMM-urilor care facturează cu un program în cloud, modalitatea cu trimitere automată este cea care dă cel mai puțin de lucru zi de zi.
Ce se schimbă la facturile tale
- Cod QR. Facturile emise cu un sistem de facturare includ un QR care permite verificarea lor la Agenția Fiscală. Dacă lucrezi în modalitatea VERI*FACTU, ele trebuie să poarte în plus mențiunea că sunt verificabile.
- Înregistrări inalterabile. O factură emisă nu se „editează”: dacă există o eroare, se corectează cu o factură rectificativă sau se anulează cu propria înregistrare, iar totul rămâne consemnat.
- Amprentă înlănțuită. Fiecare înregistrare preia urma celei anterioare, astfel încât orice modificare ulterioară ar putea fi detectată.
- Declarația pe propria răspundere a producătorului. Furnizorul programului trebuie să declare că software-ul său respectă regulamentul. Tu nu certifici nimic, dar îți revine obligația de a folosi software conform.
Este gratuit? Cât costă conformarea
Conformarea cu VeriFactu nu se plătește fiscului. Costul, dacă există, se află în programul de facturare pe care îl folosești. Agenția Fiscală oferă o aplicație gratuită de facturare care îți poate fi de folos dacă activitatea ta este simplă și nu folosești încă niciun program, deși merită s-o încerci înainte de a depinde de ea, pentru că este gândită pentru nevoi de bază. Dacă lucrezi deja cu un program comercial, cel mai des producătorul îl adaptează și include actualizarea în abonamentul tău; este prudent să-l întrebi în scris dacă versiunea lui respectă regulamentul și în ce modalitate.
Atenție la programele „gratuite pentru totdeauna” fără un producător identificabil: dacă apar probleme de conformitate, răspunderea pentru utilizarea unui sistem care nu respectă regulamentul revine celui care îl folosește, nu doar celui care îl vinde.
Date: de când este obligatoriu
Datele legale în vigoare sunt 1 ianuarie 2027 pentru cei care plătesc Impozitul pe Profit și 1 iulie 2027 pentru ceilalți, inclusiv PFA-urile (liber-profesioniștii). Pe 5 octombrie 2026, Ministerul Finanțelor (Hacienda) a comunicat că plănuiește să mute obligațiile încă în așteptare pentru octombrie 2028, dar la data acestui ghid mai este nevoie de norma care să o prevadă. Am tratat separat această chestiune pentru că se schimbă des: o ai mereu la zi în articolul nostru despre amânarea VeriFactu și în calendarul obligațiilor digitale.
Între timp, producătorii de software au propriile termene de adaptare, așa că este normal ca programul tău să te anunțe deja despre actualizări în această privință.
Sancțiuni pentru nerespectare
Articolul 201 bis din Legea Generală Fiscală (LGT) încadrează drept abatere gravă fabricarea, comercializarea sau deținerea de sisteme care nu respectă specificațiile. Pentru cine le folosește sau le deține, amenda este de 50.000 de euro pentru fiecare exercițiu în care sistemul nu este certificat corespunzător, deși ar trebui să fie, sau a fost alterat. Pentru producător sau comercializator, amenda fixă ajunge la 150.000 de euro pe exercițiu cu vânzări. Acestea sunt sumele din lege: în practică, ceea ce contează este să nu ajungi niciodată în acel punct, iar asta înseamnă să folosești un program cu producător și declarație pe propria răspundere.
Ce ai de făcut acum, pas cu pas
- Verifică dacă te afectează cu regula celor patru „nu”: dacă facturezi cu un program, nu ești în SII și domiciliul tău fiscal nu este foral, te afectează.
- Întreabă furnizorul tău de facturare dacă software-ul lui respectă regulamentul, în ce modalitate și de când, și cere răspunsul în scris.
- Dacă ai un magazin online sau un site care generează facturi, verifică cum se conectează cu programul tău: comenzile, numerotarea, stornările și retururile trebuie să ajungă în înregistrări coerente.
- Fă un test cu facturi reale de valoare mică înainte ca obligația să devină exigibilă: verifică QR-ul, facturile rectificative și anulările.
- Instruiește persoana care facturează: mai ales, să știe că o factură emisă nu se editează, ci se rectifică.
Dacă vinzi pe internet, punctul trei este cel care aduce cele mai multe surprize. Când magazinul tău și programul de facturare nu își împart datele, apar facturi duplicate sau goluri în numerotare. Când construiești un magazin online sau un proiect de dezvoltare web la comandă, e bine să definești de la început ce sistem emite factura și cum se leagă de comandă.
Întrebări frecvente despre VeriFactu
Este VeriFactu obligatoriu pentru PFA (liber-profesioniști)?
Da, dacă facturezi folosind un program sau un sistem informatic și nu ești în SII sau într-un teritoriu foral. PFA-urile care facturează exclusiv de mână sau care nu sunt obligate să emită factură rămân în afară.
Trebuie să schimb programul de facturare?
Nu neapărat. Dacă programul tău respectă regulamentul, va fi suficient să-l actualizezi. Schimbă-l doar dacă furnizorul tău nu îți poate garanta adaptarea sau nu are în spate un producător responsabil.
Și dacă îmi fac facturile în Word sau Excel?
Cel mai probabil, un șablon Word sau Excel contează ca sistem informatic de facturare și este greu ca, singur, să garanteze inalterabilitatea și trasabilitatea. Dacă facturezi puțin, aplicația gratuită a Agenției Fiscale sau un program simplu cu adaptarea inclusă sunt de obicei o opțiune mai bună; în caz de îndoială, consultă-te cu consultantul tău fiscal.
Sunt VeriFactu și factura electronică același lucru?
Nu. VeriFactu reglementează comportamentul software-ului de facturare față de fisc; factura electronică între companii reglementează formatul și trimiterea între emitent și destinatar. Vor trebui respectate ambele, fiecare cu calendarul ei.