Software VeriFactu: cum îți alegi programul de facturare și ce opțiuni gratuite există

Publicat pe 20 octombrie 2026 · Echipa mitza.es

„Software VeriFactu” nu este o marcă și nici un produs anume: este orice program de facturare care respectă regulamentul sistemelor informatice de facturare și care, în modalitatea sa verificabilă, trimite fiecare factură către fisc în momentul emiterii. Dacă încă nu ți-e clar ce este VeriFactu sau dacă te afectează, începe cu ghidul nostru despre ce este VeriFactu. Aici ne ocupăm de partea practică: cum alegi un program fără să greșești.

Ce trebuie să facă un software VeriFactu

Potrivit întrebărilor frecvente ale Agenției Fiscale spaniole (AEAT), un program care respectă regulamentul trebuie să garanteze, cel puțin, următoarele:

• Înregistrări inalterabile și înlănțuite. Fiecare factură generează o înregistrare care nu poate fi editată sau ștearsă pe ascuns. Corecturile se fac prin facturi rectificative sau anulări, care rămân consemnate.
• Cod QR pe toate facturile, inclusiv pe cele simplificate (bonurile de casă), astfel încât clientul să poată verifica faptul că factura figurează la Agenția Fiscală.
• Mențiune pe factură atunci când programul lucrează în modalitatea verificabilă: „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” (adică „factură verificabilă în sediul electronic al AEAT”) sau „VERI*FACTU”.
• Trimiterea imediată a înregistrărilor în modalitatea VERI*FACTU. Dacă se întrerupe conexiunea, nu trebuie să te oprești din facturat: programul reîncearcă trimiterea și marchează înregistrările în așteptare până când sunt remediate.
• Declarația pe propria răspundere a producătorului, adică a celui care declară că software-ul său respectă regulamentul. Regulamentul nu vorbește despre o omologare prealabilă din partea fiscului, ci despre această declarație.

VERI*FACTU sau neverificabil: ce modalitate se potrivește

Un program poate oferi doar modalitatea VERI*FACTU sau poate fi „dual” și să le permită pe amândouă. Ceea ce Agenția Fiscală nu admite este un sistem care emite exclusiv facturi neverificabile, pentru că toate trebuie să poată trimite înregistrările pe cale electronică. Modalitatea VERI*FACTU are mai puține cerințe tehnice și de securitate, de exemplu nu cere semnarea electronică a înregistrărilor, în timp ce modalitatea neverificabilă cere semnătură și alte garanții suplimentare. Pentru un PFA (liber-profesionist) sau un IMM mic, de obicei opțiunea cu trimitere automată este cea mai comodă.

Aplicația gratuită a AEAT: ce permite și ce nu

Agenția Fiscală oferă o aplicație gratuită de facturare în cadrul sediului său electronic, destinată profesioniștilor, PFA-urilor (liber-profesioniștilor) și firmelor cu volum mic de facturare care nu au un program sau care preferă o alternativă fără costuri. Nu se descarcă: se folosește direct din sediul electronic, identificându-te cu Cl@ve Móvil, certificat electronic sau DNI electronic (cartea de identitate electronică), și trimite înregistrările de facturare direct către Agenția Fiscală.

Merită să-i cunoști limitele înainte să te bazezi pe ea:

• Conform ghidului oficial, nu există o limită de facturi, nici anuală, nici lunară, nici săptămânală.
• Nu permite emiterea de facturi simplificate, adică de bonuri de casă, deoarece toate facturile din aplicație cer un destinatar.
• Nu acceptă mai mulți destinatari pe aceeași factură.
• Înregistrările nu pot fi exportate pentru a continua să facturezi într-un alt program: facturile se gestionează doar în interiorul aplicației.
• Se emite în nume propriu sau prin intermediul unui reprezentant cu împuternicire.

Este o opțiune bună pentru un PFA care facturează puțin către firme și persoane fizice, cu factură completă. Rămâne insuficientă dacă vinzi cu bonuri de casă, ai un magazin online care generează facturi zilnic sau vrei să ții facturarea în același loc cu contabilitatea.

Alte opțiuni gratuite: cum să le privești cu ochi critic

Multe programe comerciale oferă un plan gratuit, o perioadă de probă sau o versiune limitată. Înainte să le accepți, verifică trei lucruri: că producătorul este identificat și declară expres că programul său respectă regulamentul, ce modalități oferă și ce se întâmplă cu datele tale dacă într-o zi încetezi să-l folosești. Un program gratuit care nu te lasă să-ți iei facturile cu tine este o capcană pe termen mediu.

Opt întrebări pentru furnizorul tău

1. Are declarație pe propria răspundere a producătorului și o pot vedea?
2. Ce modalitate oferă: VERI*FACTU, neverificabilă sau ambele?
3. Cum gestionează căderile de conexiune și înregistrările în așteptare de trimitere?
4. Cum se fac facturile rectificative și anulările?
5. Îmi pot exporta facturile și înregistrările dacă schimb programul?
6. Se integrează cu magazinul meu online, cu terminalul meu POS sau cu ERP-ul meu, sau va trebui să reintroduc datele manual?
7. Adaptarea la regulament este inclusă în preț sau se taxează separat?
8. Cine îmi oferă suport dacă ceva nu merge într-o zi cu multă facturare?

Integrarea site-ului sau a magazinului online cu programul de facturare

Dacă vinzi pe internet, întrebarea-cheie este cine emite factura pentru fiecare comandă: magazinul însuși sau programul tău de facturare. Când cele două sisteme nu își împart datele, apar facturi duplicate, numere sărite și stornări care nu se potrivesc, exact ceea ce un sistem de înregistrări înlănțuite nu iartă. Agenția Fiscală publică documentație tehnică și întrebări frecvente pentru dezvoltatorii de software, dar în practică unei afaceri îi este suficient să aleagă un program care se conectează bine cu magazinul ei. Dacă al tău este un magazin online sau un proiect de dezvoltare web la comandă, e bine să definești acea conexiune de la început, nu după.

Când trebuie să fie gata

Datele legale în vigoare sunt 1 ianuarie 2027 pentru societăți și 1 iulie 2027 pentru restul, cu o amânare pentru octombrie 2028 anunțată, dar încă neaprobată. O urmărim la zi în articolul nostru despre amânarea VeriFactu. Chiar dacă există marjă, alegerea și testarea programului din timp te scutesc de graba de ultim moment.

Întrebări frecvente

Trebuie să cumpăr un program nou pentru a respecta VeriFactu?

Nu neapărat. Dacă folosești deja un program comercial, de obicei producătorul îl adaptează. Întreabă-l în scris dacă respectă regulamentul și începând de la ce versiune.

Este bună aplicația AEAT dacă vând online?

Doar dacă volumul tău este mic, iar toate vânzările sunt facturate cu factură completă, către un destinatar de fiecare dată. Dacă ai nevoie ca facturile să iasă automat din comenzile magazinului tău, vei avea nevoie de un program care se conectează cu el.

Trebuie omologat software-ul la fisc?

Nu există o omologare prealabilă din partea fiscului. Ceea ce cere regulamentul este ca producătorul să emită o declarație pe propria răspundere că programul său respectă regulamentul.

Ce se întâmplă dacă programul meu nu respectă regulamentul și îl folosesc în continuare?

Folosirea unui sistem care trebuia să fie certificat și nu este, sau care a fost alterat, este o abatere gravă, sancționată cu o amendă de 50.000 de euro pentru fiecare exercițiu, conform articolului 201 bis din Legea generală fiscală. De aici importanța alegerii unui producător serios.